Als Veranstalter von Tagungen oder Kongressen, von Seminaren oder einer Fortbildungsreihe laden Sie immer wieder Gastdozenten ein. Sie wollen sich nach der Veranstaltung bei diesen für ihren Vortrag bedanken. Dazu sollten Sie einige inhaltliche und formale Punkte beachten.
Das Dankschreiben als Brief
Schreiben Sie einen Brief, kein E-Mail. Denn ein schriftliches Dankesschreiben wird mehr Beachtung finden. Es landet nicht bei den Spams oder wird nicht aus Versehen gelöscht. Das ist wichtig, denn neben den Dankesworten können in diesem Schreiben wichtige formale Fragen geklärt werden.
Die Form
Ein Dankschreiben ist ein offizieller Brief. Folglich wird er auf Geschäftspapier verfasst, lustige Dank-Karten, wie sie im Handel zu kaufen sind, sind hier fehl am Platz. Eine Überschrift macht das Anliegen des Schreibens deutlich, es folgt eine höfliche Anrede. Der Inhalt gliedert sich in zwei bis drei Abschnitte. Das Schreiben endet mit einem Schlusssatz, der Grußformel und der Unterschrift.
Inhalt eines Dankesbriefes
Natürlich danken Sie dem Gastdozenten für seinen Vortrag in persönlichen Worten, gehen auf die Rahmenbedingungen ein, etc. Vielleicht haben die Beispiele aus der Praxis zum Verständnis des Themas einen Beitrag geleistet oder umgekehrt, der Vortrag trug durch seine theoretischen Grundlagen zu einem tieferen Wissen bei. Womöglich muss man sich entschuldigen, weil die Technik nicht reibungslos funktionierte oder es zu Zeitverzögerungen kam. Immer sollte es eine sehr konkrete Bezugnahme zur Einladung bzw. zum Vortrag geben.
In einem zweiten Abschnitt kann man sich beispielsweise nach dem Hotel erkundigen. War alles zur Zufriedenheit organisiert oder gab es Probleme. Auch die An- und Abreise kann Thema in einem Dankschreiben sein.
Damit leiten Sie über zum dritten Absatz, zur Rechnungstellung. Sie nennen das Honorar und geben an, welche Reisekosten übernommen werden, also die Übernachtung und die An- und Abfahrt mit dem öffentlichen Nahverkehr. Werden, muss dies explizit erwähnt werden. Auch die Frage, wie gefahrene Kilometer mit dem PKW abgerechnet werden, sollte man noch einmal erwähnen. In der Regel sind die Konditionen bereits mit der Einladung vereinbart worden. Doch ist es kein Fehler, die Modalitäten noch einmal zu erwähnen. Nennen Sie auch die Rechnungsadresse mit dem Namen und der Telefonnummer des Ansprechpartners und erinnern Sie daran, dass die Quittungen und Fahrscheine beigelegt werden müssen.
Im letzten Absatz geht man auf die mögliche künftige Zusammenarbeit ein, vielleicht wieder als Gastdozent, vielleicht in anderer Position. Womöglich besteht ein Interesse, Forschungsergebnisse auszutauschen oder an einem Gegenbesuch. Man schließt das Dankschreiben immer mit den besten Wünschen für die Zukunft.