Beschreibung
Sie feiern einen runden Geburtstag? Das ist immer ein guter Anlass, auch Geschäftspartner und -freunde einzuladen und in einem größeren Rahmen zu feiern. Bevor Sie das Einladungsschreiben versenden können, sollten Sie sich natürlich über den Rahmen der Feier Gedanken machen. Wie viele Personen wollen Sie einladen? Wo soll gefeiert werden? In einem Restaurant, mit Tischordnung, oder in einem Vereinsheim mit Buffet und Livemusik? Besitzen Sie einen großen Garten, dann können Sie dort nach amerikanischem Vorbild ein Barbecue veranstalten und einen Catering Service mit der Organisation und Durchführung beauftragen. Aber auch ein Landgasthof bietet eine gemütliche Atmosphäre, um einen Geburtstag mit Geschäftspartnern zu feiern. Auch Einladungen zu Veranstaltungen mit anschließendem Imbiss erfreuen sich großer Beliebtheit.
Die schriftliche Einladung
Stehen also Zeit und Ort fest, sollte man etwa drei bis vier Wochen vor dem Fest den Einladungsbrief verschicken. Hierzu kann das offizielle Geschäftspapier verwendet werden, gerne mit Logo, allerdings ohne Bankverbindung und weiteren Angaben, die üblicherweise auf Geschäftsbriefen stehen.
Wählen Sie ein hochwertiges Briefpapier, vielleicht naturweiß, cremefarben oder hellgrau, mit passendem Kuvert.
Form und Inhalt
Die Einladung wird kurz und übersichtlich verfasst. Zwei Absätze genügen in der Regel. Der erste Absatz erklärt den Anlass und den Rahmen und spricht freundlich die Einladung aus. Im zweiten Abschnitt werden die Details genannt: Ort, Tag, Uhrzeit. Hier wird die Einladung ganz deutlich und unmissverständlich zum Ausdruck gebracht.
Falls nötig, werden die Adresse und Parkmöglichkeiten angegeben. Auch die Kopie eines Stadt- oder Umgehungsplans kann zur Orientierung immer noch sinnvoll sein, auch wenn die meisten Autofahrer sicher über ein Navigationssystem verfügen.
Schließlich sollte man nicht vergessen, um eine Rückmeldung bis zu einem bestimmten Datum bitten. Hierzu können Sie um eine Anruf bitten, um ein Email oder Sie legen eine Antwortkarte bei. Letzteres ist vor allem sinnvoll, wenn für Gäste mit einer weiten Anreise eine Übernachtungsmöglichkeit gebucht werden soll.
Aufbau
Das Einladungsschreiben folgt einem logischen Aufbau. Oben links stehen Absender und Anschrift. Es folgen Ort und Datum. Eine Überschrift wie „Einladung zur Geburtstagsfeier“ oder „Einladung zum xx. Geburtstag“ erhöht die Aufmerksamkeit.
Für Geschäftskunden folgt in der Regel die förmliche Anrede „Sehr geehrte(r) ….“. Bei vertrauten Personen kann handschriftlich „liebe(r ) ….“ ergänzt werden. Nach einer freundlichen Erläuterung des Anlasses und des Rahmens „… feiern wir in XYZ mit Livemusik ….“ folgt die förmliche Einladung.
Alle Formulierungen auf Vorlagen sind beispielhaft zu verstehen. Sie finden im Internet ein breites Spektrum an Textbausteinen und Mustereinladungen. Wer Spaß daran findet, kann auch zu jedem Alter ein passendes Zitat oder einen Sinnspruch hinzufügen.
