Beschreibung
Der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung
Die Quittung bestätigt den Eingang beziehungsweise Erhalt einer Zahlung oder Leistung. Demgegenüber stellt die Rechnung, auch die Kleinbetragsrechnung, nur eine finanzielle Abrechnung dar. Rechnungen sind wesentlich ausführlicher als Quittungen, sie enthalten Angaben wie Datum, Rechnungsnummer, Kundendaten und Steuernummer. Auf Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro müssen weniger Angaben gemacht werden. Steht auf einer Rechnung aber „Betrag dankend erhalten am …“ dann quittiert diese zusätzlich die Zahlung und kann die Funktion einer Quittung übernehmen.
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für eine erhaltene Leistung oder Lieferung. In der Regel dokumentiert eine Quittung den Empfang einer Geldleistung.
Im BGB ist nach § 368 gesetzlich geregelt, dass dem Schuldner auf Verlangen eine Quittung ausgestellt werden muss, wenn die Zahlung eingegangen ist. Gesetzlich definiert ist auch, was eine Quittung beinhalten muss.
Quittung bei Barzahlungen
Vor allem bei Barzahlungen müssen Quittungen ausgestellt werden, denn diese können nicht – wie Überweisungen – durch den Bankauszug belegt werden. Um gegenüber dem Finanzamt, aber auch gegenüber dem Gläubiger einen eindeutigen Nachweis erbringen zu können, ist es notwendig, sich bei Barzahlungen eine Quittung ausstellen zu lassen.
Welche Angaben müssen Quittungen mindestens enthalten?
Zu den verpflichtenden Angaben auf Quittungen zählen der Name des Empfängers, der Ausstellungsort und das -datum. Außerdem muss die Dienstleistung oder das Produkt angegeben sein. Der Steuerbetrag und der Steuersatz sind gesondert auszuweisen. Der Bruttopreis muss in Zahlen und in Worten auf der Quittung vorhanden sein.
Auf einer Quittung sind also wesentlich weniger Angaben als auf einer Rechnung, deshalb kann eine Quittung keine ordentliche Rechnung ersetzen. Jeder Beleg darf aber nur einmal ausgestellt werden, entweder als Quittungs- oder als Rechnungsbeleg. Geht ein Beleg verloren, ist ein Duplikat zu erstellen. Ebenso wie für eine Rechnung, gelten auch für Quittungen Fristen für die Aufbewahrung bis zu zehn Jahren.
Eine Quittung richtig ausstellen
Handschriftliche Quittungen werden schnell und einfach auf einem Quittungsblock ausgestellt. Hier erhält der Aussteller automatisch eine Durchschrift. Fast einfacher ist es, sich die Formulare kostenfrei aus dem Internet zu downloaden. Mit Programmen wie Adobe Reader und einem Drucker lassen sich die Quittungen am Computer bereits ausfüllen. Nur per Hand geschriebene Empfangsbestätigungen werden vom Finanzamt nicht anerkannt.
