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Rechnungsvorlage und Rechnungsmuster
Ob Privat- oder Geschäftskunde, in der Regel werden für erbrachte Leistungen oder beim Kauf von Waren Rechnungen ausgestellt. Bei Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen ist eine Rechnungstellung gesetzlich vorgeschrieben. Für Privatkunden bieten Rechnungen ebenfalls Vorteile: Die Rechnung dokumentiert die Garantiezeit und damit den Anspruch auf Umtausch oder Ersatz. Manche Beträge, wie zum Teil Handwerkerleistungen, können beim Finanzamt geltend gemacht werden.
Rechnungsvorlagen und Pflichtangaben
Eine Rechnungsvorlage bietet immerhin zwei Vorteile. Die Rechnungen erhalten ein einheitliches Erscheinungsbild. Alle wesentlichen Punkte sind enthalten und stehen immer an derselben Stelle. Damit eine Rechnung rechtlich gültig ist, muss sie bestimmte Angaben enthalten.
Eine Rechnungsvorlage bietet Raum für den vollständigen Namen und die Adresse des Rechnungstellers sowie des Empfängers, des Kunden. Zudem muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des Absenders und des Kunden angegeben werden. Auf keinen Fall fehlen darf das Datum der Rechnung. Ganz wichtig ist auch, dass fortlaufende, einmalige Rechnungsnummern vergeben werden.
Das vereinfacht nicht nur die Buchhaltung, auch das Finanzamt fordert eine durchgehende Nummerierung. Auf einer Rechnung sind die Menge und die Art der erbrachten Leistung bzw. des Produkts aufgelistet sowie der Zeitraum der Leistungserbringung. Anzugeben sind außerdem der Nettobetrag, der Steuersatz sowie der zu zahlende Gesamtbetrag. Und natürlich muss die Bankverbindung angegeben werden.
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber durchaus sinnvoll ist es, die Bezeichnung “Rechnung” zu vermerken. Eine gute Rechnungsvorlage macht den Anwender automatisch auf diese Pflichtangaben aufmerksam und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird. Viele Unternehmen legen außerdem ein Zahlungsziel fest. Ist keine Frist genannt, muss der Kunde unverzüglich bezahlen.
Das Rechnungsdesign
Auch selbständige Unternehmer müssen ihre Rechnungen nicht selbst gestalten. Viele Vorlagen und Rechnungsmuster lassen Raum für individuelle Firmenanpassungen. Das Logo, ein Slogan oder besondere Hinweise können eingefügt werden und setzen Akzente für die persönliche Gestaltung.
Anpassungen sind unter Umständen nach Art der Unternehmensform oder der Art des Geschäfts notwendig. So erhalten Privatkunden eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuerbefreit und führen keine Steuer auf.
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer wird eingestuft, dessen Umsatz im vergangenen Geschäftsjahr unter 17500 Euro lag und der im laufenden Geschäftsjahr 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Allerdings fällt ein Unternehmen nicht automatisch unter diese Regelung, sondern man kann die Kleinunternehmerregelung nutzen. Sie vereinfacht in jedem Fall den steuerlichen Verwaltungsaufwand, da keine Umsatzsteuererklärung abgegeben werden muss.
Nachteilig kann sich die Regelung auswirken, wenn kontinuierlich hohe Investitionskosten anfallen, da man hier keine Vorsteuer geltend machen kann. Man sollte also im Vorfeld genau abwägen, ob man sich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidet.
