Reisekostenabrechnung Vorlage

Geschäftsreisen gehören für viele Menschen zum Berufsalltag. Sie dienen der Pflege von Beziehungen mit Kunden und Lieferanten sowie dem Abschluss neuer Geschäfte. Die Ausgaben, die dabei anfallen, werden in Form einer Reisekostenabrechnung in Rechnung gestellt.

Damit die Reisekostenabrechnung die Vorgaben des Finanzamts erfüllt, gibt es jedoch einige Dinge zu beachten. Was dabei wichtig ist, erklären wir im Folgenden.

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Beschreibung


Abrechnung der Fahrtkosten

Eine Geschäftsreise kann mit dem Flugzeug, Bus und Bahn, mit einem privaten PKW oder auch dem Firmenwagen angetreten werden. Die Ticketkosten für öffentliche Transportmittel können vollständig in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, müssen jedoch belegt werden.

Bei der Nutzung des Firmenwagens gibt es, abgesehen vom Führen des Fahrtenbuchs, nichts weiter zu beachten. Wird der private PKW für die Reise in Anspruch genommen, können pro gefahrenem Kilometer 30 Cent abgerechnet werden.

Verpflegungsmehraufwand

Auf Reisen fallen die Kosten für Verpflegung höher aus. Aus diesem Grund können in der Reisekostenabrechnung Verpflegungsmehraufwendungen berechnet werden, die der Mitarbeiter steuerfrei erstattet bekommt.

In welcher Höhe diese veranschlagt werden dürfen, hängt unter anderem von der Dauer der Abwesenheit ab. Das Gesetz unterscheidet hier zwischen einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden oder mindestens 24 Stunden pro Kalendertag.

Wer lediglich einen halben Tag dienstlich unterwegs ist, erhält die Hälfte des Verpflegungsmehraufwand, der für einen kompletten Tag vorgesehen sind.

Höhe des Verpflegungsmehraufwands bei Reisen im Inland:

  • 8 bis 24 Stunden: 12 Euro
  • Ab 24 Stunden: 24 Euro

Der zweite Faktor, der über die Höhe des Verpflegungsmehraufwands entscheidet, ist das Ziel der Geschäftsreise. Denn für jedes Land ist eine eigene Pauschale vorgesehen. Diese kann sowohl niedriger als auch höher ausfallen, als die für Inlandsreisen geltenden Sätze.

Übernachtungskosten in der Reisekostenabrechnung

Ein weiterer möglicher Kostenfaktor bei Geschäftsreisen sind Übernachtungen im Hotel. Diese können entweder anhand des Belegs über die tatsächlichen Kosten oder in Form eines Pauschalbetrags abgerechnet werden.

Wie beim Verpflegungsmehraufwand unterscheidet sich der Pauschalbetrag auch hier von Land zu Land. In Deutschland liegt er zur Zeit beispielsweise bei 20 Euro.

Ist im Preis für die Übernachtung ein Frühstück enthalten, muss dies bei der Höhe des Verpflegungsmehraufwands mit 4,50 im Inland, beziehungsweise pauschal 20 Prozent im Ausland berücksichtigt werden.

Nebenkosten auf Geschäftsreisen

Fallen im Rahmen der Geschäftsreise Nebenkosten an, dürfen diese in der Reisekostenabrechnung in ihrer vollen Höhe berücksichtigt werden. Mögliche Nebenkosten sind zum Beispiel Parkgebühren, Mautgebühren oder Kosten für das Gepäck. Für alle abgerechneten Nebenkosten muss der Reisekostenabrechnung ein Beleg beigefügt werden.

Form und Inhalt einer Reisekostenabrechnung

Damit eine Reisekostenabrechnung als Beleg für das Finanzamt dienen kann, müssen sowohl Form als auch Inhalt stimmen.

Die Abrechnung muss in jedem Fall die folgenden Angaben enthalten:

  • Wer hat die Reise unternommen?
  • Wann war die Reise und wie lange dauerte sie?
  • Welchen Grund hatte die Geschäftsreise?
  • Was war das Reiseziel?

Nach diesen Informationen werden sämtliche Kosten, die dabei entstanden sind, einzeln aufgelistet. Dabei gilt, dass für jede Position der entsprechende Beleg vorliegen muss. Lediglich für abgerechnete Pauschalbeträge, wie zum Beispiel für den Verpflegungsmehraufwand, sind keine Belege erforderlich.

Fazit und Muster für Ihre Reisekostenabrechnung

Die korrekte Reisekostenabrechnung bei Geschäftsreisen gestaltet sich in der Praxis oft als zeitaufwändig und komplex. Das gilt vor allem bei längeren Reisen im Auftrag des Unternehmens.

Dennoch ist es wichtig, bei der Abrechnung der entstandenen Kosten die notwendige Sorgfalt walten zu lassen. Denn nur so ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter das Geld, welches ihm zusteht, erhält und das Unternehmen die Reisekosten bei der Steuererklärung geltend machen kann.

Um sich mit Ihren Reisekostenabrechnungen nicht unnötig Arbeit zu machen, empfehlen wir Ihnen eine fertige Vorlage zu verwenden. Ein passendes Muster für die Reisekostenabrechnung können Sie sich zum Beispiel auf dieser Seite herunterladen.

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