Beschreibung
Wenn Sie Ihr Geld bekommen wollen, ist das Ignorieren von fälligen Zahlungen jedoch eindeutig der falsche Weg. Denn wenn Sie Ihre Kunden darauf hinweisen, dass eine Zahlung aussteht, sind die Chancen eines zeitnahen Geldeingangs deutlich höher.
Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen nicht zu lange zu warten und beim Überschreiten des vereinbarten Zahlungsziels zeitnah mit dem Mahnen zu beginnen.
Manchmal genügt schon eine Zahlungserinnerung
Selbstverständlich geschieht nicht jeder Zahlungsverzug in böser Absicht. Manchmal hat ein Kunde einfach viel zu tun, vergisst die Überweisung oder übersieht die Rechnung in seinem Posteingang. In diesem Fall genügt dann bereits eine freundliche Zahlungserinnerung, um an Ihr Geld zu kommen.
Im Unterschied zu einer richtigen Mahnung hat eine einfache Zahlungserinnerung jedoch auch dann, wenn der Kunde sie ignoriert, keinerlei Konsequenzen. Eine Pflicht zum Versenden einer Zahlungserinnerung besteht ohnehin nicht.
Dennoch kann es in vielen Fällen ein guter erster Schritt sein. Denn eine Zahlungserinnerung ist freundlich und verhindert, dass Sie die Beziehung zu Ihrem Kunden unnötig belasten. Gerade wenn es sich um einen wichtigen Kunden handelt, ist es daher oft sinnvoll, zunächst auf eine richtige Mahnung zu verzichten.
Die erste Mahnung
Wenn eine formlose Zahlungserinnerung ignoriert wird, sollten Sie keine weitere Zeit verlieren und Ihrem Kunden eine richtige Mahnung schicken. Ab dieser ersten Mahnung dürfen Sie eine Mahngebühr sowie Verzugszinsen berechnen.
Von ihrem Aufbau her ähneln Mahnungen normale Rechnungen, sodass viele darin enthaltene Informationen ähnlich sind. Wie bei einer Rechnung gibt es jedoch auch bei einer Mahnung einige Dinge zu beachten, damit diese Gültigkeit hat.
Diese Angaben dürfen in Ihren Mahnungen nicht fehlen:
- Sie müssen klar angeben, dass es eine Mahnung ist.
- Die Mahnung muss sowohl Ihre Daten, als auch die des säumigen Kunden enthalten.
- Es muss genannt werden, um welche Forderung es genau geht.
- Die Mahnung muss sich auf die offene Rechnung (inklusive Rechnungsdatum) beziehen.
- Der genaue Rechnungsbetrag muss genannt werden.
- Im Falle von Verzugszinsen müssen diese begründet sowie der Zeitraum und ihre Höhe angegeben werden.
- Wollen Sie eine Mahngebühr erheben, muss diese ebenfalls in der Mahnung enthalten sein.
- Zudem dürfen Details zu Ihrer Umsatzsteuerpflicht sowie Ihre Steuernummer, beziehungsweise Umsatzsteuer-ID nicht fehlen.
- Geben Sie außerdem Ihre Bankverbindung sowie ein genaues Datum, bis zu dem die Zahlung geleistet werden muss, an.
Weitere Mahnungen
Wenn die erste Mahnung noch immer keine Wirkung zeigt, können Sie noch eine zweite oder eine dritte Mahnung schicken. Dabei empfehlen wir Ihnen, die Zahlungsfrist immer weiter zu reduzieren. Denn schließlich fehlt Ihnen das Geld letztlich auf Ihrem Konto, was Sie (je nach Summe) möglicherweise sogar in finanzielle Schwierigkeiten bringen kann.
Letzter Schritt: gerichtliches Mahnverfahren
Leider kann es durchaus passieren, dass Kunden selbst nach mehreren Mahnungen einfach nicht zahlen. In diesem Fall bleibt Ihnen als letzter Schritt nur noch das gerichtliche Mahnverfahren. Um dieses anzustreben, ist es notwendig, dass Sie im Vorfeld zumindest eine Mahnung an Ihren Kunden geschickt haben.
Ein Anwalt ist für den Antrag bei Gericht nicht zwingend erforderlich. Sofern es nicht um größere Beträge geht, bei denen Ihr Kunde beispielsweise angibt, dass Sie die berechnete Leistung nicht erbracht haben, können Sie sich die Kosten dafür also zunächst auch sparen.
Unsere Vorlagen für Ihre Mahnungen
Wie Sie sehen, sollten Sie Ihren Kunden nicht allzu viel Zeit einräumen, um fällige Rechnungen zu bezahlen. Zögern Sie beim Versenden von Mahnungen nicht zu lange. Schließlich ist es eine Selbstverständlichkeit, dass Sie Ihr Geld pünktlich erhalten.
Falls Sie hinsichtlich der Erstellung Ihrer Mahnungen unsicher sind, verwenden Sie am besten die Vorlagen, die wir Ihnen auf dieser Seite zur Verfügung stellen. Sie können die Muster-Mahnungen als Word-Dokument herunterladen und müssen die Vorlagen dann nur noch mit Ihren persönlichen Angaben ergänzen.
