Rechnungsvorlage für Catering

Bei mehr und mehr betrieblichen Feiern wird die Bewirtung der Gäste nicht mehr durch die eigenen Mitarbeiter sondern durch eine Catering-Firma übernommen. Unter bestimmten Voraussetzungen können die Kosten für das Catering als Bewirtungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Damit das möglich ist, müssen Sie eine Rechnungsvorlage für Catering beim Finanzamt einreichen.

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Beschreibung


Welche Bewirtungskosten können Sie von der Steuer absetzen?

Grundsätzlich können Sie alle Ausgaben für Ihre Betriebsfeier von der Steuer absetzen. Sämtliche Ausgaben sind vollständig absetzbar, inklusive der Mehrwertsteuer.
Sie können ebenfalls alle Geschäftsessen (Treffen mit Geschäftspartnern) steuermindernd geltend machen. Im Grunde genommen gilt jedes geschäftliche Treffen in einem Restaurant oder einer anderen gastronomischen Einrichtung als Geschäftsessen. Laut § 4, Abs. 5 Nr. 2 EStG können Sie bis zu 70 Prozent der Bewirtungskosten absetzen. Dazu müssen Sie den Anlass für das Geschäftsessen begründen und einen Bewirtungsbeleg einreichen.
Welche Anforderungen werden an die Rechnungsvorlage für Catering gestellt?
Ein Antrag auf Erstattung der Kosten für Catering wird vom Finanzamt nicht selten abgewiesen, weil die Rechnungsvorlage für Catering Formfehler enthält oder unvollständig ist. Selbst kleine Fehler werden vom Finanzamt nicht toleriert. Folgende Anforderungen muss eine Rechnungsvorlage für Catering erfüllen, um vom Finanzamt akzeptiert zu werden:

  • Maschinell erstelltes Dokument (Registrierkasse)
  • Datum der Rechnung
  • Betrag der Rechnung, inklusive Mehrwertsteuer
  • Anzahl der Teilnehmer
  • Genaue Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke (Eine allgemeine Formulierung “Speisen & Getränke” genügt nicht.)
  • Exakter Grund für das Catering oder die Bewirtung
  • Vollständiger Name des Steuerpflichtigen (muss auch auf allen beigefügten Ergänzungen vorhanden sein)

Diese Anforderungen gelten nur für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag unter 150 Euro. Übersteigt die Summe 150 Euro, muss die Rechnungsvorlage für Catering besondere Anforderungen erfüllen. Zusätzlich zu den oben aufgeführten Angaben muss enthalten sein:

    • Vollständiger Name und Anschrift des Gastgebers
    • Vollständige Namen aller Gäste
    • Betrag der Rechnung aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
    • Mehrwertsteuersatz und -betrag
    • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants oder der Catering-Firma

Worauf sollten Sie bei einer Rechnungsvorlage für Catering achten?

Laden Sie den Vordruck von hier herunter. Hier finden Sie nicht nur eine Rechnungsvorlage für Catering, sondern eine große Anzahl weiterer Vordrucke. Alle Formulare stehen kostenlos zum Download bereit, sind professionell erstellt und enthalten alle notwendigen Eingabefelder.

Füllen Sie die Vorlage für Catering möglichst zeitnah aus und schieben Sie es nicht zu lange auf. Bekommen Sie einen Beleg von der Catering-Firma, überprüfen Sie ihn sofort bei Erhalt auf Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Nachträgliche Korrekturen sind oft schwer oder gar nicht möglich. Sollte der Beleg auf Thermopapier gedruckt sein, kopieren Sie ihn sofort auf Normalpapier. Thermopapier verblasst mit der Zeit.

Warum wird ein Bewirtungsbeleg abgelehnt?

Der häufigste Grund für die Ablehnung einer Rechnungsvorlage für Catering sind fehlende oder unvollständige Angaben auf dem Beleg. Beinahe ebenso oft wird ein eingereichter Beleg abgelehnt, weil der Bewirtungsgrund nur allgemein angegeben wurde. Der Eintrag “Geschäftsessen” reicht als Begründung nicht aus. Sie müssen mindestens angeben, aus welchem Anlass Sie das Catering bestellt haben. Nicht selten passiert es auch, dass die Kosten für das Catering zu hoch angegeben wurden. Das Finanzamt akzeptiert nur Rechnungen, die sich im Rahmen des Üblichen bewegen.
Eine unvollständige oder fehlerhafte Rechnungsvorlage für Catering kann nicht nur zur Ablehnung des Antrags für Kostenerstattung führen, sondern sogar Nachzahlungen zur Folge haben!

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