Rechnungsvorlage Mahnung

Werden Rechnungen nicht pünktlich zum Zahlungsziel beglichen, ist es unausweichlich, eine Mahnung zu verschicken. Zunächst kann es allerdings sinnvoll sein, eine freundliche Zahlungserinnerung zu verfassen. Schließlich geht im Eifer des Gefechts nicht selten die ein oder andere Rechnung unter. Laden Sie jetzt eine kostenlose Vorlage für ein Mahnschreiben herunter und passen Sie diese nach Ihren Anforderungen an.

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Beschreibung


Zahlt der Gläubiger aber auch dann nicht, sollten Sie nicht zögern und eine Mahnung schreiben. Nach einigen Jahren in der Selbstständigkeit werden Sie merken, dass Mahnungen doch häufiger verschickt werden müssen, als zunächst gedacht. Wichtig ist hier vor allem, dass Sie die rechtlichen Anforderungen für eine Mahnung erfüllen.

Formulierungsmöglichkeiten

Eine Mahnung zu verfassen, kann eine sehr unangenehme Aufgabe sein. Den meisten Menschen fällt es schwer, direkt nach dem Verbleib des Geldes zu fragen. Dennoch ist es wichtig, bei Zahlungsverzug Mahnungen zu verschicken. Ansonsten werden Sie im Laufe der Jahre auf einigen Rechnungen sitzen bleiben und Ihre Liquidität wird zunehmend eingeschränkt.

Eine erneute Zahlungsaufforderung zu verfassen, muss allerdings keineswegs unangenehm sein. Sie können beziehungsweise sollten sogar einen freundlichen Ton beibehalten. Wichtig ist nur, dass Sie Ihre Position klarstellen und dem Gläubiger klarmachen, dass Sie auf Ihr Geld nicht verzichten werden.

Ist Ihnen das Versenden einer Mahnung hingegen unangenehm, weil Sie wissen, dass Ihr Gläubiger die Rechnung tatsächlich zahlen wird und das Zahlungsziel vermutlich nur versäumt hat, können Sie zunächst auch ganz einfach eine freundliche Zahlungserinnerung verschicken. Hier sollten Sie allerdings noch keine Zusatzkosten verrechnen.

Wichtige Angaben

Mahnungen müssen nicht zwingend schriftlich erstellt werden. Es besteht immer die Möglichkeit, eine Mahnung auch mündlich auszusprechen. Auch dann ist diese rechtsgültig. Mehr Sicherheit erhalten Sie allerdings, wenn Sie nachweisen können, dass es zu einer Mahnung gekommen ist – was mit einer schriftlichen Ausführung natürlich deutlich leichter fällt.

Haben Sie sich dazu entschlossen, eine schriftliche Mahnung an den Gläubiger zu versenden, sollten Sie einige wichtige Angaben machen. So vermeiden Sie von vornherein, dass es zu Missverständnissen kommt.

Wichtig ist zunächst die Angabe des aktuellen Datums und des Rechnungsdatums. So wird die Mahnung rechtskräftig. Weisen Sie auch auf die ursprüngliche Rechnungsnummer hin, damit der Kunde sofort erkennen kann, in welcher Angelegenheit er sich in Zahlungsverzug befindet.

Weiterhin ist die Angabe der ursprünglichen Fälligkeit der Rechnung wichtig sowie der ausstehende Betrag. Schließlich kann eine Mahnung auch dann zustande kommen, wenn der Gläubiger zwar gezahlt, allerdings eine Summe überwiesen hat, die nicht der Rechnungssumme entspricht.

Ebenso wichtig ist die Angabe der Art der Leistung und die Nummer des Lieferscheins – insofern ein solcher vorhanden ist. Nicht zuletzt vergeben Sie direkt in der Mahnung auch ein neues Fälligkeitsdatum. Dieses ist enorm wichtig, damit Sie sich im Falle eines weiteren Zahlungsverzugs darauf stützen können.

Worauf sollte man bei Folge-Mahnungen achten?

Hält der Gläubiger auch das Fälligkeitsdatum der ersten Mahnung nicht ein, kann das ganz schön ärgerlich sein. Nun sind Sie gezwungen, eine weitere Mahnung zu versenden. Diese Mahnung wird in der Regel 14 Tage nach Ablauf der zweiten Zahlungsfrist versendet. Insofern Sie in der ersten Mahnung kein Fälligkeitsdatum angegeben haben, kann die zweite Mahnung auch direkt zwei Wochen nach dem Versenden der ersten Mahnung zur Post gebracht werden.

In der zweiten Mahnung räumen Sie dem Gläubiger zugleich eine letzte Frist zur Zahlung ein. Sollte auch diese nicht eingehalten werden, haben Sie die Möglichkeit, weitere rechtliche Schritte einzuleiten. Diese möglichen Konsequenzen sollten Sie unbedingt auch in der zweiten Mahnung erwähnen. Wie Sie das am besten anstellen, sehen Sie in unserer Vorlage Mahnung.

Weitere rechtliche Schritte

Sollte auch nach der zweiten Mahnung keine Zahlung eingegangen sein, können Sie weitere rechtliche Schritte einleiten. Hier stehen grundsätzlich drei verschiedene Möglichkeiten zur Wahl:

-das außergerichtliche Mahnverfahren
-das gerichtliche Mahnverfahren
-die Beauftragung eines Inkasso-Unternehmens

Sind Sie sich nicht sicher, welche Methode in Ihrem Fall die bessere ist, ist es sinnvoll, einen Anwalt einzuschalten. Das gilt auch, wenn Ihnen der Ablauf der nächsten Schritte nicht ganz bewusst ist.

Grundsätzlich ist – vor allem in Hinblick auf eine zukünftig gute Kundenbeziehung – zu empfehlen, an einer Deeskalation zu arbeiten. Das ist ebenfalls mithilfe eines Anwalts möglich. Rechtliche Schritte sollten Sie wirklich nur dann einleiten, wenn Sie sich absolut sicher sind, dass der Gläubiger auch in Zukunft nicht zahlen wird.

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